Ποια δεν θα ήθελε να είναι πιο παραγωγική μες στη μέρα της; Είτε εργάζεσαι, είτε όχι, σίγουρα θα έχεις πάρα πολλά πράγματα κι υποχρεώσεις να διεκπεραιώσεις μέσα στη μέρα και πολλές φορές ίσως καταλήγεις εξουθενωμένη και χωρίς να τα έχεις τελειώσει όλα.

Βρήκαμε μια μέθοδο που μπορεί να σε βοηθήσει να αυξήσεις την παραγωγικότητά σου, με ότι κι αν ασχολείσαι. Μπορεί να εφαρμοστεί από όλους και είναι μια πολύ απλή και εύκολη μέθοδος. Πρόκειται για το λεγόμενο timeboxing. Τι είναι αυτό; Πολύ απλά, είναι να καταγράφεις τις καθημερινές σου εργασίες μέσα σ’ ένα ημερολόγιο!

Τα πιο συνήθη προβλήματα που ίσως αντιμετωπίζεις στις καθημερινές σου εργασίες είναι ότι σε κατακλύζουν πάρα πολλές επιλογές, προτιμάς να κάνεις πρώτα τα πιο εύκολα πράγματα, σπάνια θα επιλέξεις να μάθεις κάτι καινούργιο ή να διαβάσεις κάτι, οι περισσότερες λίστες που ίσως έχεις κάνει ανά διαστήματα στερούνται του χρονικού περιθωρίου που έχεις στη διάθεσή σου και σου λείπει το αίσθημα της δέσμευσης για να ολοκληρώσεις εύκολα κάτι.

Με τη μέθοδο του timeboxing μπορείς να τοποθετήσεις την κάθε εργασία σ’ ένα ημερολόγιο και μ’ αυτόν τον τρόπο σε βοηθάει να οπτικοποιήσεις την εργασία που έχεις να κάνεις και σου δίνει ένα χρονικό περιθώριο που θα σε βοηθήσει να πετύχεις τον στόχο σου. Γιατί δεν έχει νόημα να προσπαθείς για κάτι, αν χρονικά δεν μπορείς να το πετύχεις.

Επίσης, η πρακτική αυτή σε βοηθάει να επικοινωνείς και να συνεργάζεσαι καλύτερα με τους ανθρώπους που συναναστρέφεσαι. Σε πολλές εταιρίες τα κοινόχρηστα ημερολόγια βοηθούν τους εργαζόμενους να γνωρίζουν τι εργασία εκτελείται και από ποιον και έτσι αυξάνεται η παραγωγικότητα της ομάδας. Ακόμα και στο σπίτι σου, ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο με τις εργασίες όλων των μελών, μπορεί να βοηθήσει ακόμα και τα μικρότερα μέλη να πραγματοποιούν τις εργασίες τους και να γνωρίζουν τις καθημερινές τους υποχρεώσεις. Οι δικαιολογίες «το ξέχασα», «δεν το θυμόμουν» και άλλες σχετικές, παύουν να έχουν ισχύ.

Με το timeboxing έχεις μια πλήρη καταγραφή του τι έχεις κάνει σε μια βδομάδα, σε ένα μήνα, και πως έχεις αξιοποιήσει τον χρόνο σου. Μπορείς να δεις εργασίες που ολοκληρώθηκαν στην ώρα τους και αυτές που χρειάστηκαν περισσότερο χρόνο. Μπορείς ακόμα να δεις εξαρχής το πρόγραμμα της βδομάδας που ξεκινάει και να προγραμματίσεις τον χρόνο σου ανάλογα.

Έχεις τον έλεγχο του χρόνου σου και των πράξεων σου. Μπορείς να ορίσεις τις προτεραιότητές σου, τα επείγοντα και μη της εβδομάδας σου. Οι συνεχόμενες αποσπάσεις σίγουρα δεν βοηθούν και σε κάνουν λιγότερη παραγωγική. Όταν αποφασίσεις τι πρέπει να κάνεις και πότε, το κάνεις, αποκλείοντας όλους τους άλλους περισπασμούς εκείνο το διάστημα. Ο χρονικός προγραμματισμός θα σε βοηθήσει να είσαι πιο παραγωγική και να αισθάνεσαι καλά με τον εαυτό σου.

Πολλές φορές ξοδεύεις περισσότερο χρόνο από ότι χρειάζεται για μια εργασία μόνο και μόνο επειδή υπάρχει διαθέσιμος. Όταν ακολουθείς ένα χρονοδιάγραμμα σε βοηθάει να μην σπαταλάς τον χρόνο σου, αλλά να τον εκμεταλλεύεσαι στον καλύτερο δυνατό βαθμό.

Η πρακτική του timeboxing μπορεί να βελτιώσει το πώς αισθάνεσαι (έλεγχος), το πόσα πετυχαίνεις ως άτομο (προσωπική παραγωγικότητα) και το πόσα πετυχαίνεις στις ομάδες στις οποίες εργάζεσαι (ενισχυμένη συνεργασία). Αυτό το τελευταίο μπορεί να είναι η πιο σημαντική δεξιότητα που ενδεχομένως να αναπτύξεις ως επαγγελματίας, καθώς εξοικονομεί αρκετό χρόνο για να πετύχεις οτιδήποτε άλλο. Επίσης, μην ξεχνάς ότι η μέθοδος αυτή εφαρμόζεται άμεσα και χωρίς κόστος.

Μην περιμένεις άλλο, γράψε σ’ ένα ημερολόγιο (είτε ψηφιακό είτε παραδοσιακό σε χαρτί) τις εργασίες που σκοπεύεις να πραγματοποιήσεις εντός της κάθε ημέρας και εφάρμοσε μια εκδοχή του timeboxing που να σε βολεύει!

84