Καλώς ή κακώς σίγουρα θα έχεις βρεθεί σε καταστάσεις που δεν ξέρεις τι να πεις, ή τι πρέπει να πεις. Θέλεις να μιλάς ξεκάθαρα, χωρίς όμως να χαλάς τις σχέσεις σου. Οι ευγενικές φράσεις σε βοηθούν να βάζεις όρια με σεβασμό. Σε κάνουν να ακούγεσαι σίγουρη χωρίς όμως να είσαι σκληρή κι απόλυτη. Δίνουν ένα πλαίσιο σε συναντήσεις που ξεφεύγουν. Προστατεύουν τον χρόνο, την ενέργεια και την ποιότητα δουλειάς. Πάμε να τις κάνουμε εργαλείο σου.

Ξεκινάς με φράσεις ευθυγράμμισης πριν από διαφωνία. Λες «καταλαβαίνω τον στόχο και θέλω να βοηθήσω». Συμπληρώνεις «για να το πετύχουμε χρειάζεται να θέσουμε προτεραιότητες». Προτείνεις «ας δούμε τι μπορεί να φύγει από το άμεσο πλάνο, αν μπει αυτό τώρα». Ρωτάς «ποιο είναι το κρίσιμο κριτήριο επιτυχίας;». Έτσι ανοίγεις χώρο για λύση χωρίς εντάσεις.

Όταν το αίτημα δεν χωρά στο πρόγραμμά σου, λες ευγενικά όχι. Λες «αυτή τη στιγμή δεν προλαβαίνω χωρίς να επηρεαστεί η ποιότητα των εργασιών». Προτείνεις «μπορώ την Τρίτη ή κάποια άλλη μέρα». Ζητάς βοήθεια στην προτεραιοποίηση αν όλα είναι κατεπείγοντα. Κλείνεις με τη φράση «ενημέρωσέ με τι θέλεις να αφήσω πίσω». Το μήνυμα μένει ξεκάθαρο και ήρεμο.

Σε συναντήσεις που τραβάνε βάζεις όρια χρόνου με σεβασμό. Λες «για να τιμήσω την ατζέντα έχω ακόμη δέκα λεπτά». Προτείνεις «ας κλείσουμε τα ανοιχτά σημεία και τα υπόλοιπα offline». Αν δεν έχεις ρόλο απόφασης λες «θα ενημερωθώ με σημειώσεις». Ευχαριστείς για τον χρόνο και αποχωρείς στην ώρα σου. Η συνέπεια εκπαιδεύει το περιβάλλον.

Όταν κάποιος σε διακόπτει, επαναφέρεις τον λόγο ευγενικά. Λες «να ολοκληρώσω την πρότασή μου» και συνεχίζεις ήρεμα. Προσθέτεις «μετά θα χαρώ να ακούσω τη δική σου άποψη». Αν επαναληφθεί λες «ας κρατήσουμε μια σειρά για να προχωρήσουμε». Κρατάς σταθερό τόνο χωρίς ειρωνεία. Το πλαίσιο γίνεται σαφές χωρίς συγκρούσεις.

Για δύσκολη ανατροφοδότηση χρησιμοποιείς μια δομή φροντίδας. Λες «βλέπω το Χ που επηρεάζει το αποτέλεσμα με τον τρόπο Ψ». Προτείνεις «θα βοηθούσε αν δοκιμάσουμε την προσέγγιση Ζ;». Ρωτάς «πώς το βλέπεις;» για να ακούσεις την πλευρά του άλλου. Συμφωνείτε επόμενο βήμα και χρόνο επανεξέτασης. Η πρόθεση βελτίωσης ακούγεται καθαρά.

Όταν δέχεσαι κριτική με σκληρό τόνο, κρατάς τα όρια και την ψυχραιμία σου. Λες «θέλω να το συζητήσουμε αλλά όχι με αυτόν τον τόνο». Προτείνεις «ας κάνουμε ένα μικρό διάλειμμα και να επιστρέψουμε». Επαναλαμβάνεις τον στόχο της συζήτησης για σταθερότητα. Αν χρειάζεται ζητάς τρίτο άτομο ως συντονιστή. Προστατεύεις τον σεβασμό χωρίς να κλιμακώνεις την όποια κατάσταση.

Για αυστηρές προθεσμίες, ζητάς σαφή ανταλλαγή. Λες «για την προθεσμία της Παρασκευής χρειάζομαι Χ και Υ μέχρι αύριο». Προτείνεις «διαφορετικά μετακινούμε την παράδοση στη Δευτέρα». Κρατάς γραπτή επιβεβαίωση μετά τη συζήτηση. Ευχαριστείς για τη συνεργασία και συνεχίζεις. Η σαφήνεια μειώνει παρεξηγήσεις.

Όταν θέλεις αύξηση ή αναβάθμιση μιλάς με στοιχεία. Λες «θα ήθελα να συζητήσουμε τον ρόλο μου και την αξία που φέρνω στην εταιρία». Φέρνεις τρία παραδείγματα μετρήσιμων αποτελεσμάτων. Προτείνεις εύρος στόχο και ρωτάς για τα επόμενα βήματα. Ζητάς χρόνο επαναξιολόγησης, αν δεν είναι εφικτό τώρα. Μένεις επαγγελματίας και διεκδικητική.

Σε συνεργάτες που καθυστερούν ζητάς δέσμευση, χωρίς επιθετική συμπεριφορά. Λες «για να παραδώσουμε εγκαίρως ποιο είναι το ρεαλιστικό σου χρονοδιάγραμμα;». Ρωτάς «τι υποστήριξη χρειάζεσαι από εμένα;». Συμφωνείτε σημείο ελέγχου στη μέση της εβδομάδας. Στέλνεις σύντομη σύνοψη μετά την κλήση. Η διαύγεια φέρνει πρόοδο.

Κλείνεις με προσωπικό mantra για δύσκολες στιγμές. Λες στόχος μου είναι να είμαι ξεκάθαρη και να υπάρχει σεβασμός προς όλους. Θυμίζεις στον εαυτό σου ότι το όχι είναι επαγγελματισμός. Αναπνέεις αργά πριν απαντήσεις για να μη πεις κάτι που θα μετανιώσεις αργότερα. Σημειώνεις τις φράσεις που σε βοήθησαν αυτή την εβδομάδα. Κάθε συζήτηση γίνεται πιο εύκολη με εξάσκηση.