Τα emails έχουν γίνει μέρος της καθημερινότητας όλων, από τα μικρά παιδιά μέχρι τους ηλικιωμένους. Στην ψηφιακή εποχή που ζούμε όλοι πρέπει να ξέρουν να χειρίζονται υπολογιστές, κινητά & emails. Μπορεί να σου έχει τύχει να χρειάζεται να γράψεις ένα email και να μην ξέρεις πώς ακριβώς να το κάνεις, γιατί όπως όλα τα πράγματα το να γράφεις πετυχημένα emails θέλει μία τακτική.

Σε αρκετά εργασιακά περιβάλλοντα τα emails αποτελούν τον επίσημο τρόπο επικοινωνίας μεταξύ μιας εταιρίας και των εργαζομένων της, οπότε είναι σημαντικό να γνωρίζεις μερικά μυστικά για να γράφεις emails που θα κεντρίζουν την προσοχή του αναγνώστη και το κυριότερο, ότι θα τα ανοίξει για να τα διαβάσει.

Τι μπορείς να κάνεις για τη συγγραφή πετυχημένων emails;

  1. Να εξατομικεύεις το κάθε email που στέλνεις με βάση τον παραλήπτη του.

Η λογική ότι έχω ένα template και με βάση αυτό στέλνω όλα μου τα emails, ανήκει πια στο παρελθόν. Ο κάθε παραλήπτης είναι ξεχωριστός και έτσι πρέπει να τον σκέφτεσαι. Ακόμα και στις μαζικές αποστολές emails, προσπαθούν να εξατομικεύουν τα emails με βάση τα μικρά ονόματα ή κάποιο άλλο ξεχωριστό στοιχείο. Σκέψου για λίγο το άτομο στο οποίο απευθύνεσαι με το email σου και κάνε τις κατάλληλες μετατροπές πριν το στείλεις.

2. Να έχεις ένα σύντομο, περιεκτικό και δελεαστικό τίτλο στο email σου.

Η αλήθεια είναι ότι όλοι λαμβάνουν καθημερινά πολλά emails και σίγουρα δεν τα ανοίγουν όλα. Το πιο σύνηθες είναι να αφήνεις κάτι για να το διαβάσεις ή να το δεις αργότερα, και τελικά δεν το βλέπεις ποτέ. Αν όμως ο τίτλος σου τραβήξει το ενδιαφέρον, αμέσως θα ανοίξεις να δεις και το περιεχόμενό του.

New email alert on computer, communication connection message to global letters in the workplace.

3. Να κάνεις μια εισαγωγή, περιεκτική αλλά όχι μακροσκελή.

Όπως στο σχολείο, όταν έγραφες εκθέσεις, η εισαγωγή ήταν από τα πιο σημαντικά κομμάτια, έτσι και στα emails η εισαγωγική παράγραφος είναι αυτό που κάνει τη διαφορά. Αν ο παραλήπτης βαρεθεί ή χάσει το ενδιαφέρον του στις 2-3 πρώτες γραμμές αποκλείεται να διαβάσει το υπόλοιπο κείμενο του email σου. Προσπάθησε να είσαι λιτή αλλά συνάμα κατατοπιστική για τον λόγο που έστειλες το συγκεκριμένο email. Μπορεί παραδείγματος χάριν, να θέλεις να ζητήσεις κάποιες μέρες άδειας ή την άμεση έγκριση ενός project ή την χρηματοδότηση μιας καινούργιας ενέργειας ή την πρόσληψη νέου προσωπικού, όποιος και να είναι ο λόγος, πρέπει να τον θέσεις στην αρχή με μία βάσιμη αιτιολογία.

4. Να είσαι ειλικρινής και να αναφέρεις τυχόν κοινά ενδιαφέροντα ή εργασίες.

Με το να πεις ψέματα ή να αποκρύψεις τον πραγματικό λόγο που ζητάς κάτι, μόνο προβλήματα θα φέρει. Προσπάθησε να είσαι ξεκάθαρη για το τι επιθυμείς και για τον λόγο που στέλνεις το email. Η αναφορά σου σε τυχόν κοινά projects με τον παραλήπτη ή ακόμα και σε κοινά ενδιαφέροντα, θα τον βοηθήσει να ταυτιστεί περισσότερο μαζί σου και με το τι ζητάς.

5. Να προτρέπεις τον αναγνώστη να κάνει μια ενέργεια στο τέλος του email.

Το λεγόμενο CTA (Call To Action) είναι ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να τελειώνεις το email σου. Είτε αυτό είναι η επιβεβαίωση ενός ραντεβού, η έγκριση ενός εγγράφου ή η χορήγηση άδειας για κάτι, το email πρέπει στο τέλος να έχει μία ξεκάθαρη ενέργεια.

Ο στόχος σου είναι ο παραλήπτης να ανοίξει και να διαβάσει το email που του στέλνεις. Μπες στη θέση του και αναρωτήσου τι θα διάβαζες εσύ και τι θα πέταγες κατευθείαν στο φάκελο των διαγραμμένων. Όπως εσύ θέλεις να σέβονται οι άλλοι τον χρόνο σου έτσι χρειάζεται να έχεις υπόψη σου ότι όλοι είναι πολυάσχολοι όποτε καλό είναι να μην σπαταλάς τον χρόνο τους ανούσια. Κάτι που θα τους κεντρίσει το ενδιαφέρον, σίγουρα θα αφιερώσουν λίγο χρόνο για να το διαβάσουν.